Friday, April 28, 2017

RÉSUMÉ DES ACCORDS ENTRE LE SERVICE DU PORTE-PAROLE DE LA COMMISSION EUROPÉENNE (SPP) ET L’ASSOCIATION DE LA PRESSE INTERNATIONALE (API)

Le document suivant reprend de façon synthétique les accords qui ont été convenus entre le service du porte-parole de la Commission européenne (SPP) et l’Association de la presse internationale (API). Il reflète la situation actuelle des accords entre le SPP et l’API sans préjuger de l’évolution de certaines discussions en cours.

I. Information diffusée en Salle de Presse

a) Statut applicable aux déclarations faites en Salle de Presse:

«on the record»

Les informations peuvent être attribuées nominativement au porte-parole de la Commission. Toute déclaration en salle de presse ou lors d’autres briefings rentre dans cette catégorie, sauf indication expresse d’un autre régime.

«off the record»

Les informations peuvent être attribuées à des «sources de la Commission». Les informations seront dans la mesure du possible données en salle de presse. Cette obligation ne peut être considérée comme une tentative de réduire les contacts directs avec le service du porte-parole. Elle vise à garantir que des informations sensibles ne soient pas mentionnées en salle de presse mais restent limitées à un petit nombre de personnes très averties ou de journalistes spécialisés sur certaines questions. La transmission EBS sera interrompue manuellement pour les informations «off the record». Les photos, les vidéos et les enregistrements sonores ne sont pas autorisés, sauf s'il en a été convenu autrement.

«background»

De manière générale, les informations de background ne sont pas attribuables. Les conseillers en communication des différents cabinets des commissaires s’exprimeront en background.

b) Égalité de traitement

Les journalistes accrédités sont traités sur un pied d’égalité, quelle que soit leur nationalité ou leur publication. Les informations nouvelles ou les annonces de portée politique d’intérêt général faites «on the record» par un commissaire lors d’une réunion ou d’une interview avec des journalistes ou un groupe de journalistes plus spécialisés ou lors de réunions avec des journalistes du pays d’origine ou autres avant des visites ou des missions doivent être transmises, au moins de manière sommaire, en salle de presse ou rendues accessibles à tous les journalistes accrédités. Ces informations doivent être communiquées par le porte-parole responsable dès que possible par alerte email et/ou par communiqué de presse ou, à défaut, lors du premier point presse de midi suivant la réunion.

c) Information immédiate de la presse sur les décisions de la Commission

Sous réserve des obligations d’information préalable des autres institutions, ou des autorités nationales ou internationales, la presse est informée de façon immédiate sur toute décision prise au niveau de la Commission. L'information et les communiqués de presse ne doivent pas être reportés à plus tard dans la journée ou au lendemain dans l’attente de la venue en salle de presse du commissaire concerné ou de la disponibilité des communiqués de presse concernés dans plusieurs langues.

d) Qualité des communiqués de presse et des fiches d’information

Le SPP continue à veiller à la qualité des communiqués de presse et des fiches d’informations et à fournir des données techniques précises.

Des efforts continus sont faits pour assurer la diffusion de ceux-ci à l’ouverture du point de presse de midi.

e) Régime linguistique

Pour le point presse de midi, l’interprétation est disponible en anglais et en français sauf le mercredi, jour de la réunion du Collège où l’interprétation est disponible dans toutes les langues de l’UE. Pour ce qui est des conférences de presse, il y a autant de langues que possible, et en tout cas la langue du commissaire et les langues importantes pour le sujet traité. L’anglais et le français sont disponibles pour les briefings techniques. La traduction des communiqués de presse est disponible en anglais, en français et en allemand ainsi que dans les langues importantes pour le sujet traité.

Des efforts sont déployés pour que les fiches d’informations soient disponibles au moins en anglais et en français.

II. Point presse de midi

a) Respect de l'horaire

L’heure de début (12h) doit être systématiquement respectée.

b) Présence des porte-parole en salle de presse

Les porte-parole sont toujours présents en salle de presse pendant le point presse de midi. En cas d’absence, ils se font représenter par un autre porte-parole et un maximum d’attachés de presse sont disponibles pour un briefing «off the record».

c) Sujets à l’ordre du jour

L’ordre du jour des événements de presse de la journée et cours et du jour suivant fait l’objet d’un communiqué de presse dans la matinée.

d) Diffusion appropriée des informations

La Commission s’efforce de diffuser les informations de manière efficace et d’éviter que des conférences de presse successives soient tenues par différents commissaires le même jour.

III. Accréditation

L’accréditation auprès des institutions européennes (procédure gérée par la Commission européenne) permet aux journalistes, aux équipes de tournage et aux photographes d’obtenir un badge qui est reconnu par la Commission européenne, le Conseil de l’Union européenne et le Parlement européen. L’accréditation est émise par la direction générale de la communication (DG COMM) sur recommandation du comité d’accréditation de la presse qui comprend des représentants de la DG COMM, de l’Association de la presse internationale (API), du Conseil de l’Union européenne et du Parlement européen. Le comité d’accréditation se réunit régulièrement. L’accréditation est un arrangement pratique conçu pour les journalistes professionnels. Elle ne constitue en aucun cas une preuve des qualifications professionnelles.

Des informations complémentaires se trouvent sur le site web concerné: http://ec.europa.eu/dgs/communication/press/accreditation_fr.htm

IV. Accès au Berlaymont et aux bâtiments de la Commission

Les règles et procédures applicables à l’accès des journalistes aux locaux de la Commission sont énoncées dans le document suivant:
http://ec.europa.eu/dgs/communication/press/code-of-conduct-for-journalists-inside-ec-buildings_fr.pdf



General Rules and Procedures for access to Commission premises for Journalists accredited to the European Commission

1. Introduction

With this document, the European Commission ("the Commission") lays down general rules and procedures for journalists' access to Commission premises. These rules and procedures cover areas of respect for privacy, good conduct and cooperation as well as security.

The privacy statement governing European Commission media accreditation constitutes an integral part of these rules and procedures.

2. Definitions

For the purposes of this particular document:

  • 'Journalists' shall cover written, radio and TV journalists, film crews and press photographers.
  • 'Accredited journalists' shall describe any journalist in possession of a valid media accreditation issued by the Commission.
  • 'Media accreditation badge' shall describe identification and access card stating that its owner has been granted media accreditation.
  • 'Non-accredited journalists' shall describe any journalist not in possession of such a valid media accreditation.
  • 'Commission staff member' shall describe a statutory staff member of the Commission.
  • 'Press zones' shall describe dedicated zones for press activities on Commission premises, mainly in the Berlaymont and the Charlemagne buildings. In the Berlaymont building, the press zone comprises the Berlaymont press room, meeting rooms and press bar.
  • 'Administrative zones' shall describe all offices of Commission staff and adjacent corridors, all meeting rooms as well as any other locations attributed to Commission staff.
  • 'Social zones' shall describe "shared" premises such as restaurants, cafeterias, canteens, lobbies, waiting areas, reception areas, elevators and escalators.
  • 'Secure zones' shall describe physically protected zones protected by specific security measures. Access to such zones is strictly limited to duly authorized Commission staff members only.
  • 'Filmings and recordings' shall describe any form of sound and/or image recording.
  • 'DG COMM' shall describe the Directorate-General for Communication and units hereof; 'DG COMM SPP' shall describe the DG Communication Spokespersons' Service.
  • 'HR.DS' shall describe the Commission's Security Directorate in charge of security matters in the Commission, including access rights and procedures to Commission premises.

3. General rules and procedures on access for non-Commission staff

Non-staff are authorized to access administrative zones only if they have been invited and are accompanied by a Commission staff member at all times. Consequently, journalists (accredited or non-accredited) are not authorized to access

  • any administrative zone while unaccompanied by a Commission staff member
  • any secure zones

4. Rules and procedures for accredited journalists

Media accreditation is granted by DG COMM SPP in agreement with the Inter-institutional Accreditation Committee. The conditions for media accreditation can be found here http://ec.europa.eu/dgs/communication/press/accreditation_en.htm. Accredited journalists will receive a media accreditation badge which will grant them access to Commission premises subject to rules and procedures laid out in this document. They are required to present their media accreditation badge to security staff upon arrival on Commission premises and to wear their media accreditation badge visibly at all times while on site.

Accredited journalists are authorized to have unaccompanied access only to the following designated zones:

  • Berlaymont press zone as well as dedicated press zones in other Commission buildings, if existing
  • Berlaymont social zone (floors 0 and -1) including the cafeteria and the canteen

Accredited journalists are authorized to access the Berlaymont press zone from Mondays to Fridays from 08:00 to 20:00 local time. Access outside these hours will be granted only in exceptional and duly justified cases (e.g. EU Summit, Open Days, etc.) after prior authorization by and under the responsibility of DG COMM SPP and/or HR.DS.

5. Rules and procedures for non-accredited journalists

Non-accredited journalists shall address their request for access to Commission premises to DG COMM SPP as early as possible and at least 24 hours in advance. The rules and procedures laid out in this document apply. It is within the responsibility of HR.DS and DG COMM SPP to grant non-accredited journalists access and to ensure their compliance with the rules and procedures in place while on site.

Any non-accredited journalist is considered as a visitor and will be treated subject to the rules and procedures applicable for visitors and therefore must:

  • announce their visit to DG COMM SPP ( This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. ) or a Commission staff member at least 24 hours prior to arrival on site
  • be registered in the Commission registration system for visitors (epass) by DG COMM SPP or the Commission staff member they intend to visit
  • present themselves at reception upon arrival on Commission premises
  • be received by the DG COMM SPP representative or the Commission staff member they intend to visit at the reception of the Commission building
  • wear their visitor badge visibly at all times while on site
  • return the visitor badge to the Commission staff at the reception desk before leaving the premises

Non-accredited journalists will be authorized to have unaccompanied access only to the Berlaymont press zone. They do not have access to the Berlaymont social zones (floors 0 and -1) including the cafeteria and the canteen unless accompanied by a Commission staff member.

5. Respect for dignity, privacy and integrity of Commission staff and property

Journalists shall have due regard to the dignity, privacy and integrity of all individuals, Commission staff, visitors and any other individuals present on Commission premises as well as to the integrity of the Commission's property and equipment. Any violation may lead to the revocation of the media accreditation.

6. Filming and recording

Unless stated otherwise by DG COMM or HR.DS, filmings and recordings by journalists are permitted in the Berlaymont press zone.

Any filming and recording in any other zone of Commission premises, including in all social zones, is subject to prior agreement by DG COMM SPP. If granted, the film team must be accompanied by a Commission staff member at all times.

The intention to film or record a conversation with a Commission staff member is subject to prior written agreement by the Commission staff member. Hiding recording or filming equipment and/or recording without or against the Commission's staff member's prior agreement are strictly forbidden.

Any intention to interview, film or otherwise record a conversation with a contractor working for the Commission or on Commission premises is subject to prior approval by DG COMM Audiovisual Services.

For security reasons, it is forbidden to film and/or photograph security staff, the security gates in and around the building, any other security systems and/or installations as well as the reception areas in any Commission building.

Artworks exhibited in the interior of Commission buildings are subject to copyright; therefore it is advisable not to film and/or photograph them.

7. Security rules and procedures

 All journalists must respect and comply with Commission security rules and to follow any security instructions received from Commission staff and/or security guards.

Upon arrival in the building, all journalists must go through security control procedures, i.e. pass through a metal detector and pass their bags and equipment through an x-ray scanner in those Commission buildings where scanners are provided.

Journalists must report any loss or theft of their media accreditation badge immediately to the HR.DS Duty Office +32 (0)2 29 22222 and must present themselves in person as soon as possible to the Access Card Service, DG HR.DS.4, Rue Montoyer 34, 1000 Brussels.

8. Breaches of Commission rules and procedures

Non-compliance with these general rules and procedures may lead to the immediate revocation of media accreditation of the journalist and/or the media organization and of the immediate withdrawal of the journalist's media accreditation badge. Furthermore and subject to the gravity of the non-compliance, future applications for media accreditation may be refused.

The Commission may execute its right to revoke access to its premises to any individual who undermines the good conduct and cooperation in place or who endangers the safety and security of any other individual on Commission premises.

9.  Entry into force

The rules and procedures stipulated above enter into force on 01 January 2016.

In exceptional circumstances, e.g. during heightened alert states or similar developments or situations, the Commission reserves its right to temporarily issue specific instructions in response to these circumstances so as to ensure a smooth and secure cooperation on its premises.

Last updated 08 November 2016